Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Tuesday, November 03, 2009 Unknown 0 Comments

Trong Windows 7 và Windows Vista có tích hợp công cụ Windows Fax and Scan, đây là công cụ cho phép bạn gửi và nhận bản fax, quét (scan) các tài liệu, tranh ảnh và chia sẻ với những người khác một cách dễ dàng và rất linh hoạt.





Dễ dàng quét tài liệu gửi bản fax với Windows Fax and Scan

Windows Fax and Scan được đặt ở menu All Programs trong phiên bản Windows Vista Business, Windows 7/Vista Ultimate, và là thành phần tùy chọn có thể được cài đặt trên Windows 7/Vista Enterprise.

Windows Fax and Scan cho phép bạn thực hiện đồng thời các tác vụ gửi/nhận bản fax, quét và quản tài liệu văn bản, tranh ảnh trong cùng một ứng dụng.

Windows Fax and Scan phân chia sẵn cho bạn các danh mục, cung cấp các thư mục, giúp bạn dễ dàng quản lý các tài liệu đã quét, các bản fax. Bạn cũng có thể tạo các thư mục mới để tiện cho việc quản lý tài liệu cá nhân của mình. Để sắp xếp các bản fax và các bản quét tài liệu, bạn có thể kéo chúng vào các thư mục tương ứng giống như khi bạn sắp xếp các thư điện tử trong Microsoft Office Outlook vậy. Tên gọi các nút, menu,... và chức năng của chúng trong Windows Fax and Scan cũng giống như trong các ứng dụng khác, nên bạn sẽ thấy ứng dụng này rất dễ sử dụng và giao diện cũng rất trực quan, dễ hiểu. Thêm vào đó, Windows Fax and Scan hỗ trợ nhiều tài khoản sử dụng trên cùng một máy, chức năng này rất hữu dụng với các doanh nghiệp nhỏ, khi vài nhân viên cùng sử dụng chung một máy tính. Các nhân viên khác nhau sẽ đăng nhập trên cùng một máy tính để gửi bản fax, nhưng với các tài khoản riêng của họ, vì thế sẽ giống như là họ sử dụng máy fax của riêng mình vậy, và như thế, thay vì phải nhận các bản fax chung từ doanh nghiệp, các khách hàng và nhà cung cấp có thể trao đổi với nhau một cách riêng tư.




Gửi bản fax

Với Windows Fax and Scan, việc gửi và nhận bản fax sẽ đơn giản giống như khi bạn gửi một bức thư điện tử vậy. Chỉ cần ấn nút New Fax trên menu File để sử dụng các bản fax mẫu với đầy đủ các chức năng bạn cần.




Trên dòng điền địa chỉ người nhận (To:...) có liên kết tới sổ danh bạ (Address Book) của Outlook hoặc Windows Address Book, nên bạn chỉ việc chọn tên người nhận trong danh bạ, và Windows Fax and Scan sẽ tự động nhập số điện thoại từ danh bạ. Bạn cũng có thể gửi tới một người nào đó không có trong danh bạ bằng cách điền số fax nhận vào. Sau đó, hãy điền tiêu đề của bản fax và gõ các tin nhắn, các chú ý,...mà bạn muốn vào khung soạn thảo của chương trình. Windows Fax and Scan cung cấp nhiều công cụ cần thiết cho việc ghi chú ý cho bản fax, thậm chí bạn có thể chèn cả tranh ảnh vào đó hay đính kèm các tài liệu khác vào cùng bản fax (giống hệt như khi bạn gửi email), khi đó các trang đính kèm sẽ trở thành các trang trong bản fax của bạn. Bạn cũng có thể gửi kèm nhiều tài liệu trong một bản fax.




Quét tài liệu

Windows Fax and Scan cung cấp khả năng quét tài liệu và tranh ảnh rất nhanh chóng, chỉ bằng một click chuột. Bạn có thể quét từ máy quét hay các thiết bị in ấn/quét/fax đa chức năng kết nối qua mạng nội bộ hay mạng internet. Windows Fax and Scan sẽ liệt kê tất cả các tài liệu đã được quét kèm theo thông tin cần thiết như nhãn hiệu máy quét, thời gian thực hiện.

Bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt cho tài liệu mà bạn muốn quét: chọn kích cỡ giấy, điều chỉnh màu, độ phân giải,...và sau đó có thể lưu chúng thành các thiết đặt riêng (profile) để sau này có thể dùng lại. Với mỗi kiểu tài liệu cần quét, bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt khác nhau, và lưu chúng thành các profiles khác nhau, như vậy bạn có thể sử dụng các profiles này với mỗi kiểu văn bản khác nhau cần quét mà không cần phải điều chỉnh lại từ đầu.

Trước khi tiến hành quét tài liệu, bạn có thể sử dụng chức năng Live Preview để xem trước tài liệu sau khi quét trông sẽ như thế nào. Live Preview sẽ tạo ra các bức ảnh được lưu trữ tạm, có độ phân giải thấp của tài liệu mà bạn cần in, như vậy bạn có thể tùy ý điều chỉnh các thiết đặt cho đến khi đạt được bức quét như mong muốn, tất cả điều chỉnh sẽ được thay đổi và hiển thị ngay lập tức trên Live Preview.




Chia sẻ các tài liệu đã quét

Windows Fax and Scan cho phép bạn tạo danh sách những người mà bạn thường xuyên chia sẻ các tài liệu đã quét. Trên menu File, chọn Set Up Routing, sau đó chọn địa chỉ thư điện tử và máy chủ (server) mà bạn muốn chia sẻ tài liệu. Bất cứ khi nào quét tài liệu xong, bạn có thể chọn người nhận một cách nhanh chóng từ danh sách những người mà trước đây bạn đã từng gửi. Sau khi chia sẻ, bạn có thể click chuột phải vào biểu tượng email hoặc fax (được tích hợp sẵn ở thanh tác vụ của Windows Fax and Scan), địa chỉ thư điện tử và mẫu bản fax sẽ hiện ra, đính kèm theo file mà bạn đã quét, và bạn có thể gửi email hay fax một cách bình thường.


Cài đặt máy để gửi và nhận fax

1. Gửi và nhận fax sử dụng modem:

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đã cắm đường truyền điện thoại analog vào máy, bạn không thể sử dụng đường truyền điện thoại digital để gửi và nhận fax.

Nếu modem của bạn có tích hợp chức năng fax thì Windows sẽ tự động nhận diện trong quá trình cài đặt. Bạn chỉ có thể kết nối tới một fax modem duy nhất dù bạn có thể kết nối với mạng nhiều máy fax hay các thiết bị khác. Nếu bạn không chắc rằng máy tính của mình có modem tích hợp chức năng fax hay không, hãy kiểm tra thông tin đi kèm với máy tính của bạn. Còn nếu bạn có fax modem cắm ngoài, hãy xem hướng dẫn của nhà sản xuất, kết nối nó với máy tính, bật modem và làm theo các bước sau:

1. Vào Start > All Programs > Windows Fax and Scan, để mở ứng dụng Windows Fax and Scan.
2. Ấn nút Fax ở phía dưới, bên trái khung Navigation (bạn có thể chuyển đổi cửa sổ Fax với cửa sổ Scan bằng các nút ở chỗ này).
3. Nếu đây là lần đầu bạn kết nối với thiết bị fax, hãy ấn nút New Fax, sau đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard để kết nối. Nếu bạn đã từng kết nối với các máy fax hay các thiết bị mạng trước đây, giờ muốn chuyển thành fax modem, thì hãy vào menu Tools > Fax Accounts > Add, sau đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard để kết nối với fax modem.
4. Tại cửa sổ New fax, bạn hãy chọn bìa Cover, số người nhận (To:...), gõ tin nhắn cần gửi kèm bản fax, bạn có thể đính kèm tài liệu bằng cách ấn nút Attach trên thanh công cụ Fax, chèn thêm ảnh bằng nút Insert Picture, hoặc chèn thêm những thứ mà bạn đã scan bằng nút Insert From Scanner.
5. Sau khi hoàn tất, ấn nút Send trên hộp thoại New Fax.

2. Gửi và nhận fax sử dụng máy chủ:

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đã kết nối mạng, và bạn đã có địa chỉ của máy chủ fax (ví dụ: \\mycompanyfaxserver) mà bạn được quyền kết nối và truy cập. Sau đó làm theo các bước sau:

1. Vào Start > All Programs > Windows Fax and Scan, để mở ứng dụng Windows Fax and Scan.
2. Ấn nút Fax ở phía dưới, bên trái khung Navigation (bạn có thể chuyển đổi cửa sổ Fax với cửa sổ Scan bằng các nút ở chỗ này).
3. Vào menu Tools > Fax Accounts > Add, trong Fax Setup Wizard, ấn chọn Connect to a fax server on my network sau đó làm theo hướng dẫn để kết nối với fax modem.